Văn bản thông báo

VĂN BẢN THÔNG BÁO

1. Khi có một kế hoạch cần được triển khai, người tổ chức hoặc đại diện cho cơ quan, đoàn thể lập kế hoạch, cấp có thẩm quyền sẽ viết thông báo để cho những người dưới quyền, thành viên đoàn thể hoặc những người quan tâm đến nội dung thông báo biết để thực hiện hay tham gia.

Hoặc cũng có thể là một sự việc, sự kiện gì đó xảy ra, các cấp có thẩm quyền muốn thông báo rộng rãi để mọi người biết (ví dụ như thông báo về tình hình trật tự, an ninh trong khu phố).

2. Văn bản thông báo phải thể hiện rõ :

- Chủ thể thông báo (người tổ chức, cấp có thẩm quyền...).

- Đối tượng nhận thông báo (các thành viên trong tổ chức, đoàn thể, nhân dân trong khu phố...).

- Nội dung thông báo (thông báo về việc gì).

3. Văn bản thông báo phải tuân thủ thể thức hành chính, có ghi tên cơ quan, số công văn, quốc hiệu và tiêu ngữ, tên văn bản, ngày tháng, người nhận, người thông báo, chức vụ người thông báo thì mới có hiệu lực.

Như vậy, nếu so sánh với văn bản tường trình, ta sẽ thấy một trình tự ngược lại. Văn bản tường trình được gửi từ cá nhân lên người có trách nhiệm, thẩm quyền, còn văn bản thông báo lại từ bên trên (người tổ chức, đoàn thể) xuống các thành viên, những người tham gia, thực hiện hoặc quan tâm.

4. Tình huống cần làm văn bản thông báo

Phải xác định trong tình huống nào cần làm thông báo, tình huống nào cần phải làm một văn bản khác.

Tình huống a): không phải viết thông báo mà viết tường trình.

Tình huống b): Ban Giám hiệu viết thông báo gửi xuống các lớp.

Tình huống c): Ban chỉ huy liên đội viết thông báo gửi xuống các Ban chỉ huy chi đội.

5. Cách làm văn bản thông báo

Bố cục chung của các văn bản thông báo:

+ Phần mở đầu

Theo đúng những quy định về thủ tục hành chính : quốc huy, quốc hiệu, tên văn bản, ngày tháng, địa điểm …

+ Phần nội dung

Ghi cụ thể, chính xác những điều cần thông báo cho người nhận biết. Ví dụ địa điểm, thời gian, nội dung cần thực hiện…

+ Phần kết thúc